Optymalizacja kosztów w firmie jest jak… dieta. Nie oznacza tylko oszczędności

Optymalizacja to nie jest jednorazowe szukanie oszczędności, a długoterminowa strategia. Dziś pomóc w tym mogą nowoczesne technologie. Szczególnie przydatne są wtedy, gdy firma posiada nawet niewielką flotę samochodów.

Fot. Shutterstock

Verizon

Nie ma firmy, która nie kupuje towarów lub usług. Nie ma też firmy, która nie produkuje, przetwarza lub oferuje. Bo to w końcu esencja biznesu. Koszty zakupu materiałów, wydatki na usługi telekomunikacyjne lub outsourcing — godzimy się z ich z wysokością, bo to koszt prowadzenia biznesu. Bardzo często wydaje się, że to najniższa cena jaką mogliśmy zapłacić.

Słowo klucz to "wydaje się". Gdy biznes rozwija się bez zakłóceń, w większości firm nikt nie pamięta o kosztach. Dopiero gdy koniunktura się popsuje, konieczne może być szukanie oszczędności.
Stąd tak ważna przy prowadzenia biznesu jest regularna optymalizacja i kosztów. Tym bardziej, że dziś nie wymaga to ślęczenia nad kalkulatorem. Przykład?

Do śledzenia floty samochodów — istniejącej w praktycznie każdym przedsiębiorstwie — nie są dziś potrzebni spedytorzy. Wystarczy dobry program, by poprawić czas dojazdu do klienta, czas dostawy, zmniejszyć liczbę przejechanych kilometrów i obniżyć koszt paliwa oraz dotrzeć do nowych kontrahentów.

Optymalizacja to nie oszczędności

Jak zaznaczają twórcy raportu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości pt. "Usługa optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw", optymalizacja nie jest jedynie szukaniem oszczędności.

Autorzy raportu — dr Korneliusz Pylak oraz dr Tomasz Klimczak — wskazują, że istotą tego procesu jest zmiana modelu biznesowego, czyli sposobu w jaki firma funkcjonuje. Jakie ma to znaczenie?
Jak przekonują naukowcy o optymalizacji powinno myśleć się jak o… diecie. "Często pomaga jedynie podczas jej stosowania, ale dopiero zmiana trybu życia przynosi realne i długotrwałe korzyści".

I dlatego pod hasłem optymalizacji kryje się przede wszystkim poprawa efektywności procesów, lepsze zarządzanie ryzykiem, korzystanie z nowych kanałów dystrybucji produktów lub obsługi klientów. To również możliwość wycofania się z nierentownych pomysłów i wdrażanie nowoczesnych rozwiązań do przedsiębiorstwa.

Jak wskazują analitycy firmy doradczej Grant Thornton, największy potencjał do optymalizacji kosztów mają takie działy jak marketing, IT, usługi administracyjne oraz logistyka.

Z doświadczeń firmy wynika, że poprawną optymalizację w tych działach mogą przejść przedsiębiorcy, których roczne koszty wynoszą od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych rocznie.

Kontrolowana logistyka to klucz do sukcesu

O ile nie każdy przedsiębiorca stawia na rozbudowany marketing, to już zdecydowana większość firm musi brać pod uwagę logistykę. Niejedna firma zmuszona była wycofać się ze swych planów, bo nie była w stanie zapanować nad flotą firmowych pojazdów.

Wymaga to bowiem nie tylko współpracy z kierowcami. Nawet przy kilkunastu samochodach w firmie wyznaczanie optymalnych tras przejazdu, czy kontrola samych aut – ich stanu technicznego, spalania, może oznaczać oszczędności idące w tysiące złotych złotych.

Wszystko to ułatwiają w pełni zautomatyzowane systemy flotowe.

Ich zaletą jest również to, że pozwalają lepiej zaplanować i tym samym szybciej dostarczyć np. towary do kontrahentów lub odpowiedzieć na zgłoszenie serwisowe. Gdy dostarczasz szybciej, jesteś w stanie robić to wydajniej i np. sprzedawać więcej.

Program, który zastępuje pracę wielu osób

W Polsce liderem w tej branży jest rozwiązanie Verizon Connect Reval. — usługa chmurowa do zarządzania flotą oraz pracownikami mobilnymi.

To systemy, które pomagają kierowcom prowadzić pojazdy w sposób bardziej bezpieczny i efektywny.
Dzięki mapom i historii trasy można z poziomu usługi oferowanej przez Verizon Connect sprawdzić natomiast aktualny status floty (prędkość, kierunek i aktualną lokalizację pojazdów).

Także prowadzenie ewidencji kilometrówki jest o wiele łatwiejsze jeśli odbywa się automatycznie i nie wymaga angażowania kierowcy.

To wszystko pozwala skutecznie kontrolować co dzieje się ze służbowymi pojazdami i usprawniać obsługę klienta.

W razie awarii firmy serwisowe mogą natomiast błyskawicznie zlokalizować pojazd i wysłać na miejsce pomoc. Z kolei firmy kurierskie są w stanie na bieżąco kierować pracą kurierów, co jest szczególnie ważne w przypadku stałych i kluczowych odbiorców.

Skuteczną ochronę wartych setki tysięcy złotych samochodów zapewnia natomiast wspomniany monitoring GPS.

Cięcie kosztów bez danych to ryzyko

Jak wynika z danych KPMG, niewiele ponad połowa planowanych optymalizacji się udaje.
Jednym z problemów optymalizacji jest albo brak danych, albo niewiarygodne dane, na których opiera się kierownictwo firmy. Problemem jest oczywiście również niewykorzystywanie danych w ogóle.

I właśnie dlatego w optymalizacji pomagają automatyczne systemy informatyczne.

Brak danych podczas analizy potencjalnych obszarów do optymalizacji może być fatalny w skutkach. Cięcie kosztów "na oko" to proszenie się o błędy. Takie działanie może osłabić funkcjonowanie tych obszarów, które choć wydają się drogie, to funkcjonują dobrze lub są kluczowe dla całego przedsiębiorstwa.

Partnerem treści jest Verizon Connect

Podziel się:

Przeczytaj także:

Ten artykuł nie ma jeszcze komentarzy

Pokaż wszystkie komentarze

Także w kategorii Relacje:

Bridgestone Weather Control A005: druga na rynku letnia opona na zimę Wielkie nadzieje Škody związane z premierą modelu Karoq Motoryzacja zmienia się w coś, czego jeszcze nie znaliśmy. Wchodzimy w erę mobilności Orlen 74. Rajd Polski 2017: Walka do samego końca - relacja Rozmawiałem z Richardem Hammondem o jego kolekcji aut i przyszłości motoryzacji Hyundai KONA prezentuje: EMOCJA Ford Focus - Pierwszy kontakt Fleet and Business Day 2011 - targowo o flotowej motoryzacji [relacja autokult.pl] Romet 4E – polska recepta na wysokie ceny paliw [relacja autokult.pl] Audi Active Safety w Monachium [relacja autokult.pl] Safety-Driving i Off-Road w Skoda Szkoła Auto na torze ADAC [relacja autokult.pl] Kodiaq Laurin & Klement - na spotkanie z TOPR

Popularne w tym tygodniu:

Julius Seebach: przyszłość Audi Sport jest elektryczna. Wywiad z szefem producenta modeli RS 76 zakrętów i 422 metry różnicy poziomów. Arosa ClassicCar to wyścig górski z marzeń Frankfurt 2019: to, co najlepsze, było na uboczu, z dala od kolorowych świateł Pojechałem na zlot z okazji 30. urodzin Mazdy MX-5. Fani roadstera są jak rodzina Jeździłem Porsche 911 GT3 RS – to kosmos! Ale zakochałem się w modelu 718 T Ponad 800 km po południowo-wschodniej Polsce, czyli pojechałem w drugiej edycji eRajdu Porsche uruchamia w Polsce program Masters. Udział w nim to spełnienie marzeń Byłem na premierze Volkswagena ID.3. O tym wydarzeniu będą pisali w podręcznikach do historii... ID.3 to początek, a nie koniec drogi. Volkswagen zdradza plany podboju świata elektromobilności Volkswagen ID.3: pierwszy kontakt z rewolucyjnym „elektrykiem” Przyszłość Volkswagena jest elektryczna. Nowości Opla na salonie samochodowym we Frankfurcie