Optymalizacja kosztów w firmie jest jak… dieta. Nie oznacza tylko oszczędności

Optymalizacja to nie jest jednorazowe szukanie oszczędności, a długoterminowa strategia. Dziś pomóc w tym mogą nowoczesne technologie. Szczególnie przydatne są wtedy, gdy firma posiada nawet niewielką flotę samochodów.

Fot. Shutterstock

Verizon

Nie ma firmy, która nie kupuje towarów lub usług. Nie ma też firmy, która nie produkuje, przetwarza lub oferuje. Bo to w końcu esencja biznesu. Koszty zakupu materiałów, wydatki na usługi telekomunikacyjne lub outsourcing — godzimy się z ich z wysokością, bo to koszt prowadzenia biznesu. Bardzo często wydaje się, że to najniższa cena jaką mogliśmy zapłacić.

Słowo klucz to "wydaje się". Gdy biznes rozwija się bez zakłóceń, w większości firm nikt nie pamięta o kosztach. Dopiero gdy koniunktura się popsuje, konieczne może być szukanie oszczędności.
Stąd tak ważna przy prowadzenia biznesu jest regularna optymalizacja i kosztów. Tym bardziej, że dziś nie wymaga to ślęczenia nad kalkulatorem. Przykład?

Do śledzenia floty samochodów — istniejącej w praktycznie każdym przedsiębiorstwie — nie są dziś potrzebni spedytorzy. Wystarczy dobry program, by poprawić czas dojazdu do klienta, czas dostawy, zmniejszyć liczbę przejechanych kilometrów i obniżyć koszt paliwa oraz dotrzeć do nowych kontrahentów.

Optymalizacja to nie oszczędności

Jak zaznaczają twórcy raportu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości pt. "Usługa optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw", optymalizacja nie jest jedynie szukaniem oszczędności.

Autorzy raportu — dr Korneliusz Pylak oraz dr Tomasz Klimczak — wskazują, że istotą tego procesu jest zmiana modelu biznesowego, czyli sposobu w jaki firma funkcjonuje. Jakie ma to znaczenie?
Jak przekonują naukowcy o optymalizacji powinno myśleć się jak o… diecie. "Często pomaga jedynie podczas jej stosowania, ale dopiero zmiana trybu życia przynosi realne i długotrwałe korzyści".

I dlatego pod hasłem optymalizacji kryje się przede wszystkim poprawa efektywności procesów, lepsze zarządzanie ryzykiem, korzystanie z nowych kanałów dystrybucji produktów lub obsługi klientów. To również możliwość wycofania się z nierentownych pomysłów i wdrażanie nowoczesnych rozwiązań do przedsiębiorstwa.

Jak wskazują analitycy firmy doradczej Grant Thornton, największy potencjał do optymalizacji kosztów mają takie działy jak marketing, IT, usługi administracyjne oraz logistyka.

Z doświadczeń firmy wynika, że poprawną optymalizację w tych działach mogą przejść przedsiębiorcy, których roczne koszty wynoszą od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych rocznie.

Kontrolowana logistyka to klucz do sukcesu

O ile nie każdy przedsiębiorca stawia na rozbudowany marketing, to już zdecydowana większość firm musi brać pod uwagę logistykę. Niejedna firma zmuszona była wycofać się ze swych planów, bo nie była w stanie zapanować nad flotą firmowych pojazdów.

Wymaga to bowiem nie tylko współpracy z kierowcami. Nawet przy kilkunastu samochodach w firmie wyznaczanie optymalnych tras przejazdu, czy kontrola samych aut – ich stanu technicznego, spalania, może oznaczać oszczędności idące w tysiące złotych złotych.

Wszystko to ułatwiają w pełni zautomatyzowane systemy flotowe.

Ich zaletą jest również to, że pozwalają lepiej zaplanować i tym samym szybciej dostarczyć np. towary do kontrahentów lub odpowiedzieć na zgłoszenie serwisowe. Gdy dostarczasz szybciej, jesteś w stanie robić to wydajniej i np. sprzedawać więcej.

Program, który zastępuje pracę wielu osób

W Polsce liderem w tej branży jest rozwiązanie Verizon Connect Reval. — usługa chmurowa do zarządzania flotą oraz pracownikami mobilnymi.

To systemy, które pomagają kierowcom prowadzić pojazdy w sposób bardziej bezpieczny i efektywny.
Dzięki mapom i historii trasy można z poziomu usługi oferowanej przez Verizon Connect sprawdzić natomiast aktualny status floty (prędkość, kierunek i aktualną lokalizację pojazdów).

Także prowadzenie ewidencji kilometrówki jest o wiele łatwiejsze jeśli odbywa się automatycznie i nie wymaga angażowania kierowcy.

To wszystko pozwala skutecznie kontrolować co dzieje się ze służbowymi pojazdami i usprawniać obsługę klienta.

W razie awarii firmy serwisowe mogą natomiast błyskawicznie zlokalizować pojazd i wysłać na miejsce pomoc. Z kolei firmy kurierskie są w stanie na bieżąco kierować pracą kurierów, co jest szczególnie ważne w przypadku stałych i kluczowych odbiorców.

Skuteczną ochronę wartych setki tysięcy złotych samochodów zapewnia natomiast wspomniany monitoring GPS.

Cięcie kosztów bez danych to ryzyko

Jak wynika z danych KPMG, niewiele ponad połowa planowanych optymalizacji się udaje.
Jednym z problemów optymalizacji jest albo brak danych, albo niewiarygodne dane, na których opiera się kierownictwo firmy. Problemem jest oczywiście również niewykorzystywanie danych w ogóle.

I właśnie dlatego w optymalizacji pomagają automatyczne systemy informatyczne.

Brak danych podczas analizy potencjalnych obszarów do optymalizacji może być fatalny w skutkach. Cięcie kosztów "na oko" to proszenie się o błędy. Takie działanie może osłabić funkcjonowanie tych obszarów, które choć wydają się drogie, to funkcjonują dobrze lub są kluczowe dla całego przedsiębiorstwa.

Partnerem treści jest Verizon Connect

Podziel się:

Przeczytaj także:

Ten artykuł nie ma jeszcze komentarzy

Pokaż wszystkie komentarze

Także w kategorii Relacje:

BMW Art Cars w Londynie - dzieła sztuki na kołach [relacja autokult.pl] Youngtimer Warsaw w obiektywie [galeria] Porsche World Roadshow 2011 [relacja autokult.pl] Salon samochodowy w Genewie 2015 [galeria zdjęć - cz. 3] I runda Drift Open w Toruniu [relacja autokult.pl] Walka o zwycięstwo od zaplecza, jak wygląda organizacja dużego przedsięwzięcia sportowego? Mercedes-Benz Klasy S - odc. 1 "Zen" 308 wspomnień z tygodnia z dwoma wersjami Peugeot 308 50 tys. zł i jesteś kierowcą wyścigowym. Przez chwilę byłem jednym z nich Łapy, łapy, cztery łapy… czyli o zawiłościach rodzajów napędów 4x4 Gumball 3000 (2013) w Polsce [relacja autokult.pl] Poznań Motor Show 2015 - galeria zdjęć [część 1]