Dlaczego nie warto monitorować floty?

Zastosowanie systemu monitoringu pojazdów z dużym prawdopodobieństwem przyniesie firmie oszczędności. Dlaczego więc nie wszystkie przedsiębiorstwa ochoczo decydują się na to z pozoru genialne rozwiązanie?

Powodów dlaczego nie warto monitorować floty jest kilka, ale w rozmowach z managerami jeden słyszmy bardzo często. Firmy dbają o swój wizerunek. Inwestycja w system monitoringu pojazdu nie jest zazwyczaj mile postrzegana przez pracowników, dla których GPS-y stanowią swego rodzaju wyrażenie braku zaufania i chęci permanentnej kontroli ich działania.

Opinie o przedsiębiorstwie, szczególnie te złe, zwykle rozprzestrzeniają się szybko. Zatem to co zyskamy kupując handlowcowi samochód z nieco lepszym wyposażeniem lub stosując innego rodzaju przywileje, możemy stracić przez monitoring ich jazdy.

Systemy nierzadko psują atmosferę w pracy. Osobie zajmującej się opieką nad autami, choćby nie wiadomo jak próbowała, trudno będzie przekonać użytkowników pojazdów, że monitoring samochodów służy zwiększeniu zysków przedsiębiorstwa, co z czasem może zaowocować nawet korzyściami dla uczciwych pracowników. Zresztą, teoretycznie osoby niedopuszczające się nadużyć nie muszą żywić obawy o wpadkę. Fakt kontrolowania budzi jednak bardzo negatywne odczucia.

Coraz częściej mamy do czynienia z rynkiem pracownika i zdaniem wielu pracodawców niełatwo znaleźć dobrego sprzedawcę produktów czy usług, a także wysokiej klasy managera. Znane są przypadki, gdy jednym z powodów zmiany pracy było właśnie zamontowanie systemu monitoringu aut.

Dlatego nie brakuje przedsiębiorców, którzy wolą dawać ciche przyzwolenie na nadprogramowe przebiegi i nie stosować przesadnych działań kontrolnych. Dzieje się tak, mimo że w wielu firmach systemy przysporzyły na paliwie oszczędności w granicach 5-30 proc.

Do obsługi systemu monitoringu pojazdów, a szczególnie analizy raportów potrzeba człowieka, choć oczywiście produkty IT w dużej mierze ułatwiają działanie. Jeśli we flocie mamy 10 czy 15 pojazdów i zdecydowaliśmy się na monitoring, teoretycznie to zajęcie można przekazać osobie z działu administracji, która jednak na brak zajęć raczej nie narzeka.

Jednak w przypadku dużych flot na czynności związane z monitoringiem i dalszymi działaniami trzeba poświęcić trochę czasu. Naturalnie najtrudniejszy będzie okres wdrożenia nowego rozwiązania.

Należy jeszcze napisać o jeszcze jednej ważnej kwestii. Systemy monitorujące pojazdy rejestrują również czas pracy użytkowników aut. Przedstawiciele handlowi, managerowie, nie zawsze wykonują czynności zawodowe przez osiem godzin – często nadmiar obowiązków zmusza ich do działania przez 10 czy 12 godzin. Teoretycznie pracodawcy powinni zapłacić za to nadgodziny, ale tajemnicą poliszynela jest fakt, że nie wszyscy to czynią. Zatem teoretyczny bat na pracownika mógłby być powodem kłopotów dla firmy.

Systemy monitoringu pojazdów pozwalają między innymi na pomoc we wskazaniu okoliczności zdarzenia drogowego. Czasem jednak manager floty woli nieco "nagiąć fakty", by nie mieć problemu z wypłatą odszkodowania. Niektóre małe firmy z kolei liczą, że korzystając z monitoringu auta będą mogły wykazać w razie wątpliwości przed Urzędem Skarbowym użytkowanie pojazdu tylko w celach służbowych.

To z kolei pozwoli im na pełne odliczenie VAT od zakupu auta. Jednak wystarczy tylko błąd (pracownika lub pracodawcy) związany z nieprawidłową jazdą a skwapliwi kontrolerzy będą mieli prawo poddać w wątpliwość przeznaczenie pojazdu.

Monitoring pojazdów może być opłacalny w wielu firmach. Jednak czasami podsumowując ewentualne zyski i straty, więcej będzie tych drugich. Szczególnie małe a nawet średnie przedsiębiorstwa uznają, że w ich przypadku oszczędności warto poszukać w innym zakresie działalności.